Geheugensteuntjes

De blauwe envelop van de Belastingdienst is niet alleen maar een hoesje voor een informatiedrager. Voor heel veel mensen is het ook een geheugensteuntje. Na binnenkomst blijft hij – geopend of ongeopend – rondzwerven. Van de keukentafel via de piano naar het bureau. Maar je weet de hele tijd: ik moet hier nog wat mee.

Hoe anders is dat als de Belastingdienst een mailtje stuurt. Ook daarbij kun je niet direct zien wat de boodschap is. Je weet alleen maar dat er een bericht voor je klaar staat in je berichtenbox op mijn.belastingdienst.nl. Maar waar een ongeopende blauwe envelop op een goede manier hinderlijk in de weg blijft liggen zakt een mailtje makkelijk weg in de stroom van berichten in je mailbox.

In onderzoek dat het Nibud de afgelopen week presenteerde, identificeerde de budgetorganisatie twee risicogroepen als het gaat om de digitalisering van onze financiën. Jongvolwassenen – die al veel digitaal doen – kunnen het overzicht kwijtraken. Deze groep ziet mailtjes met belangrijke documenten over het hoofd en voert eigenlijk geen administratie. Ze hebben wel allerlei digitale documenten en inlogs bij mijn.organisatie.nl’s, maar niet één plek voor het overzicht. Geen multomap, zeg maar. De administratie bijhouden, daar zijn ouderen doorgaans vaardiger in, maar van hen heeft een gedeelte dan weer moeite met de omgang met digitale systemen.

Ik pleit niet tegen de digitalisering, die kan namelijk veel voordelen bieden. Maar digitalisering kan maatschappelijke problemen veroorzaken als je het alleen maar ziet als het omzetten van informatiestromen van de fysieke naar de digitale wereld. Het is veel meer. Het is ingrijpen in leefpatronen. Dus moeten we anders digitaliseren. Niet alleen ict-experts laten analyseren welke informatie door de systemen gaat en dat dan in de computer stoppen, maar ook gebruiksonderzoekers laten uitzoeken hoe mensen nu omgaan met die informatie. Hoe zorgen ze dat ze rekeningen op tijd betalen? Hoe doen ze hun administratie?
Als je zo gaat kijken, leer je een papieren rekening niet alleen te zien als een brokje informatie, maar ook als een geheugensteuntje. En dan weet je dat als je dat gaat digitaliseren, het alleen aanbieden van de informatie niet voldoende is. Je zult ook dat geheugensteuntje en de archieffunctie moeten ontwerpen.

Deze column verscheen op 21 april 2018 in de Volkskrant.

*****
Mis nooit meer een ‘Hoe moeilijk kan het zijn en volg Jasper op Facebook of Twitter.