De Vergaderteller

Ooit was het beleggen van een vergadering de hel. Een hel die exponentieel erger werd met het aantal genodigden. Iedereen bellen, data voorstellen, data wegstrepen, weer bellen, nieuwe data voorstellen. Tegenwoordig kan het allemaal – in een oogwenk – via Outlook of soortgelijke mail/agenda-software. Even in iemands agenda kijken wanneer hij of zij een gaatje heeft, aanklikken om de uitnodiging te sturen en de afspraak verschijnt automatisch in de agenda van de genodigde. Het is super makkelijk geworden. Te makkelijk.

In een beetje professionele, dynamische, proactieve en moderne organisatie van formaat werkt het als volgt: een dag gevuld met vergaderingen, tussen de vergaderingen door bellen waar de volgende vergadering is, een lunchmeeting, meer vergaderingen. Gelukkig kan je dan ‘s avonds zittend op de bank met je partner en/of een fles wijn mailtjes versturen. Het is natuurlijk belangrijk om dingen te bespreken, maar je vraagt je ook weleens af wie er nog dingen doet.

Gelukkig kan je dan ‘s avonds zittend op de bank met je partner en/of een fles wijn mailtjes versturen

OUTLOOK VERGADERTELLERPLUGIN

Daarnaast kosten die vergaderingen klauwen met geld. Stel dat een universitair opgeleide werknemer zes uur per dag vergadert. Deze werknemer kost de organisatie zo’n 50 euro per uur (dat is inclusief loon, premies, vergoedingen, vakantiedagen, etc). Zes uur per dag maal vijf dagen maal 45 weken, dat komt per jaar neer op 67.500 euro aan vergaderkosten.

Dus, om die kosten omlaag te brengen, mensen weer tijd te geven om inhoudelijk met hun werk bezig te zijn (en ‘s avonds met hun partner en gezin), is dit het voorstel: de Outlook vergadertellerplugin.

BUDGET

We rekenen voortaan 5 euro per ontvanger die u toevoegt aan een mailtje

Deze (nu nog fictieve) plug-in haalt, als je een vergadering uitschrijft, automatisch van alle deelnemers de kosten per uur uit het HR systeem. Naast de inhoud van de uitnodiging krijgt elke genodigde nu ook de verwachte kosten van de vergadering te zien. Om onze drukke professionals een extra incentive te geven om het kort te houden tikt tijdens elke vergadering een teller mee aan de wand.

Ja, zegt u, dan gaat iedereen mailen. Klopt, daarom rekenen we voortaan 5 euro per ontvanger die u toevoegt aan een mailtje (want het kost zeker 5 minuten om iets goed te lezen en een zinnig antwoord te schrijven). En ja, CC telt ook mee. Afhankelijk van uw functie krijgt u een dagelijks budget toegewezen.

Aan het eind van het jaar reiken we dan ten overstaan van de hele organisatie trofeeën uit aan diegenen die het grootste aantal uren verstookt hebben. In een korte ceremonie uiteraard, want zo’n plenaire bijeenkomst tikt wel aan.

Foto: Unique Hotels

Delen: